Was ist eine technische Dokumentation?
Eine technische Dokumentation umfasst alle schriftlichen, grafischen und digitalen Unterlagen, die für die Nutzung, Wartung und Instandhaltung eines Produkts erforderlich sind. Sie wird oft in zwei Hauptbereiche unterteilt:
| Art der Dokumentation | Zweck |
| Interne Dokumentation | Beinhaltet Entwicklungsunterlagen, technische Spezifikationen, Risikobewertungen und Produktionsanweisungen. |
| Externe Dokumentation | Richtet sich an Endnutzer und enthält Bedienungs-, Montage- und Wartungsanleitungen sowie Sicherheitshinweise. |
Eine professionelle technische Dokumentation ist nicht nur aus rechtlicher Sicht wichtig, sondern verbessert auch die Nutzerfreundlichkeit und Produktsicherheit.
Wie sieht eine technische Dokumentation aus?
Eine technische Dokumentation besteht aus verschiedenen Bestandteilen, je nach Art des Produkts. Sie kann aus Texten, Grafiken, Tabellen, Diagrammen oder Videos bestehen. Die wichtigsten Bestandteile sind:
✅ Bedienungsanleitungen – Detaillierte Anweisungen zur Nutzung eines Produkts
✅ Montageanleitungen – Beschreiben den Aufbau und die Installation
✅ Wartungs- und Reparaturanleitungen – Anleitungen zur Instandhaltung und Fehlerbehebung
✅ Sicherheits- und Warnhinweise – Verhindern Gefahren und Unfälle
✅ Technische Zeichnungen und Diagramme – Veranschaulichen Abläufe und Bauteile
Wie erstellt man eine technische Dokumentation?
Die Erstellung einer technischen Dokumentation erfolgt in mehreren Schritten. Eine strukturierte Vorgehensweise ist entscheidend, um alle wichtigen Informationen verständlich zu vermitteln.
1. Zielgruppe analysieren
- Wer nutzt die Dokumentation? (Techniker, Endanwender, Behörden)
- Welche Fachkenntnisse haben die Nutzer?
2. Rechtliche Anforderungen beachten
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (z. B. Maschinenrichtlinie, Produktsicherheitsgesetz)
- Sicherheits- und Warnhinweise müssen klar verständlich sein
3. Inhalte klar und verständlich formulieren
- Kurze, präzise Sätze
- Logische Struktur mit Abschnitten und Bulletpoints
- Tabellen, Diagramme und Bilder zur besseren Verständlichkeit nutzen
4. Dokumentation regelmäßig aktualisieren
- Produktänderungen müssen übernommen werden
- Gesetzliche Vorschriften können sich ändern
✅ Checkliste: So erstellen Sie eine technische Dokumentation richtig
| Schritt | Was ist zu tun? |
| Zielgruppe definieren | Wer nutzt die Dokumentation? Welche Vorkenntnisse sind vorhanden? |
| Rechtliche Vorgaben prüfen | Welche Normen und Gesetze müssen beachtet werden? (z. B. CE-Kennzeichnung) |
| Inhalt strukturieren | Logischer Aufbau mit Einleitung, Hauptteil und Anhang |
| Einfache Sprache verwenden | Verständliche Formulierungen ohne Fachjargon |
| Bilder & Grafiken nutzen | Visuelle Unterstützung zur besseren Verständlichkeit |
| Interne & externe Links setzen | Verknüpfungen zu weiteren relevanten Informationen |
| Regelmäßige Aktualisierung | Änderungen und neue Vorschriften berücksichtigen |
Was muss eine technische Dokumentation enthalten?
Eine vollständige technische Dokumentation sollte folgende Inhalte umfassen:
✔ Produktbeschreibung: Worum handelt es sich?
✔ Technische Daten: Maße, Gewicht, Leistung etc.
✔ Montageanleitung: Aufbau- und Installationsschritte
✔ Bedienungsanleitung: Nutzungshinweise, Funktionen
✔ Sicherheits- und Warnhinweise: Mögliche Risiken und Schutzmaßnahmen
✔ Wartungsanleitung: Pflege- und Reparaturhinweise
✔ Entsorgungshinweise: Umweltgerechte Entsorgung des Produkts
✅ Pflichtbestandteile einer technischen Dokumentation
| Abschnitt | Inhalt |
| Produktbeschreibung | Detaillierte Informationen zum Produkt |
| Sicherheitshinweise | Warnungen, Gefahren, Schutzmaßnahmen |
| Bedienungsanleitung | Nutzung des Produkts, Funktionsweise |
| Montageanleitung | Anweisungen zur Installation |
| Wartungsanleitung | Pflege, Reparatur und Instandhaltung |
| Entsorgungshinweise | Umweltgerechte Entsorgung des Produkts |
Die wichtigsten gesetzlichen Vorgaben für technische Dokumentationen
Technische Dokumentationen sind nicht nur hilfreich für den Nutzer, sondern oft auch gesetzlich vorgeschrieben. Unternehmen, die Produkte oder Maschinen vertreiben, müssen sicherstellen, dass ihre Dokumentationen den geltenden Richtlinien entsprechen.
1. Maschinenrichtlinie (2006/42/EG)
Diese Richtlinie legt fest, dass jede Maschine eine vollständige und verständliche Betriebsanleitung haben muss. Diese muss Informationen zur sicheren Verwendung über den kompletten Lebenszyklus enthalten, einschließlich:
- Sicherheits- und Warnhinweise
- Montage- und Inbetriebnahmeanweisungen
- Bedienungshinweise
- Hinweise zum Beheben von Störungen
- Wartungshinweise
- Außerbetriebnahme- und Demontagehinweise
- Entsorgungshinweise
Die Betriebsanleitung muss in der Landessprache des jeweiligen Marktes vorliegen, in dem das Produkt verkauft wird.
2. Produktsicherheitsgesetz (ProdSG)
Dieses Gesetz regelt die Bereitstellung von Produkten auf dem Markt und fordert, dass alle sicherheitsrelevanten Informationen in der technischen Dokumentation enthalten sind. Unternehmen müssen sicherstellen, dass:
- Risiken und Gefahren verständlich erklärt werden
- Die Dokumentation stets aktuell gehalten wird
- Warnhinweise deutlich sichtbar sind
3. CE-Kennzeichnung und Konformitätserklärung
Für viele Produkte, insbesondere Maschinen, Elektrogeräte und Medizinprodukte, ist eine CE-Kennzeichnung erforderlich. Teil dieser Kennzeichnung ist eine technische Dokumentation, die Folgendes umfassen muss:
✅ Konstruktionszeichnungen und technische Daten
✅ Eine Risikobeurteilung gemäß Normen wie EN ISO 12100
✅ Nachweise über Sicherheitsprüfungen und Testergebnisse
✅ Betriebsanleitung für den Endanwender
Häufige Fehler in technischen Dokumentationen – und wie man sie vermeidet
Auch wenn Unternehmen versuchen, ihre technische Dokumentation so gut wie möglich zu gestalten, schleichen sich oft häufige Fehler ein, die zu Problemen führen können.
1. Zu komplizierte oder unverständliche Sprache
Viele Dokumentationen enthalten übermäßig technische Begriffe, lange Schachtelsätze oder Fachjargon, den der Anwender nicht versteht.
✅ Tipp: Verwenden Sie klare, einfache Sprache und kurze Sätze.
2. Unvollständige oder fehlende Sicherheitshinweise
Wenn Gefahren oder Risiken nicht ausreichend beschrieben sind, kann das gravierende Folgen haben.
✅ Tipp: Das Aussehen von Sicherheits- und Warnhinweisen ist inklusive der Farbtöne genormt (DIN IEC 82079-1, ANSI Z535).
3. Fehlende oder unklare Abbildungen
Grafiken, Bilder oder Diagramme sind oft essenziell, um komplexe Abläufe verständlich zu machen.
✅ Tipp: Verwenden Sie aussagekräftige Bilder, die den Text sinnvoll ergänzen.
✅ Checkliste: Die häufigsten Fehler vermeiden
| Fehler | Lösung |
| Zu komplizierte Sprache | Einfache, klare Formulierungen verwenden |
| Fehlende Sicherheitshinweise | Deutliche Warnungen mit Symbolen integrieren |
| Unklare Struktur | Gut gegliederte Kapitel und Unterkapitel nutzen |
| Zu wenig Bilder oder Grafiken | Illustrationen einsetzen, um Prozesse zu verdeutlichen |
| Veraltete Informationen | Dokumentation regelmäßig aktualisieren |
Was sind die Vorteile einer digitalen technische Dokumentation?
Mit der Digitalisierung ändert sich auch die Art und Weise, wie technische Dokumentationen erstellt und genutzt werden. Immer mehr Unternehmen setzen auf digitale Dokumentationen, die viele Vorteile bieten:
1. Dynamische Inhalte und interaktive Elemente
- Videos und Animationen veranschaulichen komplexe Prozesse
- Interaktive PDF-Dokumente ermöglichen eine bessere Navigation
2. Automatische Updates und Versionierung
- Änderungen lassen sich schneller und einfacher aktualisieren
- Nutzer haben immer Zugriff auf die neueste Version
3. Suchfunktionen und benutzerfreundliche Navigation
- Statt stundenlang in Handbüchern zu blättern, können Nutzer gezielt nach Begriffen suchen
- Hyperlinks und interaktive Menüs erleichtern die Bedienung
Best Practices für eine hochwertige technische Dokumentation
Eine gut strukturierte und verständliche technische Dokumentation sorgt nicht nur für die Sicherheit der Nutzer, sondern verbessert auch die Kundenzufriedenheit. Unternehmen können durch eine optimierte Dokumentation Supportanfragen reduzieren und gleichzeitig die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen.
Hier sind einige bewährte Methoden zur Erstellung einer hochwertigen technischen Dokumentation:
1. Klare Struktur und logischer Aufbau
Eine gut organisierte Dokumentation hilft dem Nutzer, schnell die gewünschten Informationen zu finden.
✅ Tipp: Verwenden Sie eine hierarchische Struktur mit H1, H2, H3 und H4-Überschriften, um Inhalte logisch zu gliedern.
Beispiel einer idealen Struktur:
- Einleitung
- Sicherheit
- Aufbau der Maschine/Anlage
- Transport
- Montage
- Erstinbetriebnahme
- Bedienung
- Störungsbehebung
- Wartung und Instandhaltung
- Außerbetriebnahme
- Demontage
- Entsorgung
2. Visuelle Elemente gezielt einsetzen
Ein Bild sagt mehr als tausend Worte – das gilt besonders für technische Dokumentationen.
✅ Tipp: Ergänzen Sie Anleitungen mit Bildern, Diagrammen oder Infografiken, um Prozesse anschaulicher zu machen.
Beispiele für sinnvolle visuelle Elemente:
✔ Explosionszeichnungen für Maschinenbauteile
✔ Schritt-für-Schritt-Bilder für Montageanleitungen
✔ Infografiken zur Fehlerbehebung
3. Einheitliche Begriffe und Glossar verwenden
Um Missverständnisse zu vermeiden, sollten technische Begriffe konsequent verwendet werden.
✅ Tipp: Erstellen Sie ein Glossar mit Definitionen technischer Begriffe.
Beispiel für ein Glossar:
| Begriff | Definition |
| CE-Kennzeichnung | Nachweis, dass ein Produkt die EU-Sicherheitsanforderungen erfüllt. |
| Explosionszeichnung | Technische Zeichnung, die Bauteile einer Maschine visuell darstellt. |
| IP-Schutzklasse | Klassifizierung des Schutzes gegen Wasser und Staub. |
4. Mehrsprachige Dokumentationen professionell umsetzen
Viele Unternehmen vertreiben ihre Produkte international. Daher müssen technische Dokumentationen oft in mehreren Sprachen verfügbar sein.
✅ Tipp: Verwenden Sie professionelle Übersetzungen, um Missverständnisse zu vermeiden. Maschinenübersetzungen wie Google Translate sind oft ungenau und führen zu Fehlern.
Best Practices für mehrsprachige Dokumentationen:
✔ Einheitliche Terminologie in allen Sprachen
✔ Verwendung internationaler Symbole und Piktogramme
✔ Anpassung an kulturelle Besonderheiten (z. B. Maßeinheiten)
Wie kann KI in der technischen Dokumentation helfen?
Moderne Technologien wie künstliche Intelligenz (KI) spielen eine immer größere Rolle bei der Erstellung, Verwaltung und Optimierung technischer Dokumentationen.
1. Automatisierte Texterstellung
KI kann genutzt werden, um standardisierte Texte automatisch zu generieren. Das spart Zeit und reduziert Fehler.
2. Intelligente Suchfunktionen
Durch KI-gestützte Suchsysteme können Nutzer relevante Informationen schneller finden, indem sie natürliche Spracheingaben nutzen („Wie ersetze ich den Filter?“ statt „Filterwechsel Kapitel 4.2“).
3. Automatische Übersetzungen mit KI
KI-gestützte Übersetzungssysteme wie DeepL liefern bereits deutlich bessere Ergebnisse als herkömmliche Maschinenübersetzungen.
💡 Zukunftsausblick: KI wird technische Dokumentationen zunehmend interaktiver und benutzerfreundlicher machen – etwa durch Sprachassistenten, die in Echtzeit Anleitungen vorlesen.
Fazit: Eine gute technische Dokumentation bringt viele Vorteile
Die technische Dokumentation ist ein unverzichtbarer Bestandteil eines jeden Produkts. Sie verbessert nicht nur die Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit, sondern hilft auch dabei, gesetzliche Vorgaben einzuhalten.
Zusammenfassung der wichtigsten Punkte:
✔ Eine klare Struktur verbessert die Verständlichkeit
✔ Grafiken und Bilder helfen, komplexe Inhalte zu veranschaulichen
✔ Rechtliche Vorschriften wie CE-Kennzeichnung müssen beachtet werden
✔ KI-Technologien optimieren die Erstellung und Nutzung von Dokumentationen
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